CÁC BƯỚC THU HỒI CÔNG NỢ

1. Công nợ là gì?

Thu hồi công nợ hay Công nợ là một hay nhiều khoản nợ phát sinh trong kỳ thanh toán của doanh nghiệp và được chuyển sang kỳ thanh toán sau. Nói một cách dễ hiểu, khi doanh nghiệp phát sinh các nghiệp vụ mua, bán sản phẩm hàng hóa, dịch vụ… hoặc phát sinh thanh toán tiền trong kỳ với cá nhân, tổ chức khác, số tiền còn lại nợ sang kỳ sau được gọi là công nợ.

Công nợ có thể được chia thành hai loại chính:

• Công nợ phải trả: là những khoản tiền mà doanh nghiệp chưa thanh toán cho nhà cung cấp vật tư, hàng hoá, dịch vụ… khi sử dụng dịch vụ của họ.
• Công nợ phải thu: là những khoản chưa thu được từ tiền bán sản phẩm, hàng hoá, hoạt động cung ứng dịch vụ hay các khoản đầu tư tài chính.

2.Tại sao phải thu hồi công nợ?

Đối với mỗi doanh nghiệp, sự ổn định về mặt tài chính là yếu tố chi phối toàn bộ hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Việc quản lý kém hiệu quả và mất cân đối các khoản công nợ gây ra những ảnh hưởng trầm trọng đến doanh nghiệp, thậm chí, có trường hợp doanh nghiệp làm ra lợi nhuận nhưng vẫn không đủ để cân bằng với các khoản nợ tồn đọng, khiến hoạt động chung của doanh nghiệp bị đình trệ, trường hợp xấu nhất có thể dẫn đến phá sản.

Chính vì vậy, một quy trình quản lý và thu hồi công nợ hợp lý và khoa học sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết câu chuyện về chiếm dụng vốn, thời gian và nguồn lực, góp phần đảm bảo duy trì sự ổn định tài chính và phát triển bền vững của doanh nghiệp.

3.Các bước để thu hồi công nợ hiệu quả

Mỗi doanh nghiệp đều có thể tự thiết kế riêng cho mình một quy trình thu hồi công nợ chuẩn và phù hợp với đặc điểm, tính chất, yêu cầu của doanh nghiệp. Tuy vậy, về cơ bản, một quy trình thu hồi công nợ hiệu quả bao gồm 7 bước dưới đây:

• Hạn chế công nợ khó đòi

Đối với hoạt động doanh nghiệp, việc có những khoản nợ khó đòi là không thể tránh khỏi. Tuy nhiên, có những doanh nghiệp phải chịu những khoản công nợ khó đòi khổng lồ, trong khi các doanh nghiệp khác lại biết cách để giữ chúng ở mức tối thiểu. Sự khác biệt chính là nằm ở chỗ liệu doanh nghiệp có biết cách hạn chế những “quả bom nổ chậm” ấy hay không. Thay vì việc phải tốn chi phí để thu hồi công nợ khó đòi, doanh nghiệp tốt hơn nên cẩn trọng ngay từ khâu bán hàng và khắt khe hơn trong việc thiết lập các tiêu chuẩn, yêu cầu đối với khách hàng của mình.

• Xác định khoản tiền tối thiểu cần thu hồi từ khách nợ

Đây là việc đầu tiên cần làm khi bắt tay vào quá trình thu hồi nợ. Điều này yêu cầu kế toán phải nghiên cứu, phân tích ngân sách để xác định số tiền tối thiểu cần có nhằm duy trì hoạt động kinh doanh. Dựa theo mức ngân sách tối thiểu này, kế toán lập ra kế hoạch thu hồi nợ cụ thể để đạt được mục tiêu đề ra.

• Phân loại khách nợ

Cần nhớ rằng khách nợ của doanh nghiệp có nhiều loại, mà trong đó có thể chia thành hai nhóm dựa trên tiêu chí quan trọng và có thể chấm dứt hợp tác hay không. Đối với nhóm khách hàng quan trọng, có mối quan hệ hợp tác lâu dài, cần sử dụng những biện pháp mềm mỏng, tránh gây ảnh hưởng đến mối quan hệ hai bên. Ngược lại, đối với nhóm khách hàng không quá quan trọng mà mình sẵn sàng chấm dứt hợp tác, doanh nghiệp có thể sử dụng các biện pháp cứng rắn hơn để thu hồi nợ.

• Chọn người thu hồi nợ

Có nhiều tiêu chí để lựa chọn người thu hồi nợ, tuy nhiên, doanh nghiệp nên cân nhắc và ưu tiên lựa chọn những người từng trực tiếp tiếp xúc, làm việc và có sự thấu hiểu sâu sắc nhất với khách nợ cũng như vụ việc cần giải quyết, nhờ đó việc tiếp cận, đàm phán và thu hồi nợ có thể diễn ra suôn sẻ và hiệu quả hơn.

• Nhắc nhở khách hàng thanh toán trước khi đáo hạn

Trước khi hết hạn thanh toán khoảng 10 ngày, doanh nghiệp nên gửi email nhắc nợ, để khách nợ chủ động chuẩn bị tiền thanh toán. Lưu ý trong một số trường hợp, đối với khách nợ quan trọng hay có khoản tiền lớn, nên hẹn gặp mặt trực tiếp để thuận tiện trao đổi. Quá trình trao đổi nên diễn ra trong sự tôn trọng, lịch sự và chân thành.

• Đàm phán với khách nợ

Đây hẳn là bước quan trọng nhất trong thu hồi nợ. Người đàm phán cần có nghệ thuật đàm phán khéo léo, linh hoạt và có tính thuyết phục để thu hồi nợ diễn ra suôn sẻ và thành công. Đàm phán là lựa chọn cần được ưu tiên khi thu hồi nợ, việc dùng đến pháp luật để thu hồi nợ gây tốn kém tiền của, thời gian và ảnh hưởng đến mối quan hệ của hai bên.

• Khởi kiện đòi nợ

Kiện cáo hẳn là giải pháp “cực chẳng đã” mà không ai mong muốn. Tuy là vậy, trường hợp cần thiết, khi gặp phải những khách nợ cố tình không hợp tác, lẩn tránh, thiếu trách nhiệm thì kiện ra toà là cách đòi nợ hiệu quả nhất.

Dù thế, đưa nhau ra toà được coi là lựa chọn cuối cùng, khi mọi cách giải quyết khác đều không đem đến sự hiệu quả, bởi lẽ theo đuổi một vụ kiện là rất mất thời gian và tốn kém chi phí mà phán quyết cuối cùng và việc thi hành phán quyết không thể luôn như mong muốn của mình.

4. Một số phương pháp thu hồi công nợ

•  Phương pháp sử dụng thư, công văn đòi nợ

Trên thực tế, có những trường hợp, chẳng hạn như khách nợ ở nước ngoài, buộc doanh nghiệp phải đòi nợ qua các văn bản. Dù khó có thể hiệu quả bằng việc trao đổi trực tiếp, nhưng việc gửi đi những “bức thư” như vậy đôi lúc vẫn giúp thu hồi được các khoản nợ; hơn thế nữa, “thư đòi nợ” còn là căn cứ để lấy lợi thế về phía mình khi tham gia kiện tụng tại Toà án.

• Phương pháp đàm phán

Đây là phương pháp an toàn và hiệu quả. Phương pháp này cho phép chủ nợ và khách nợ tiếp xúc, trao đổi trực tiếp, dễ dàng chia sẻ và đây cũng là dịp để doanh nghiệp tìm hiểu nguyên nhân, năng lực tài chính và và khả năng trả nợ của khách hàng. Thậm chí, có những trường hợp, hai bên có thể cùng hỗ trợ nhau để giải quyết bớt gánh nặng tài chính mà mình đang gặp phải, mang lại một hướng giải quyết có lợi cho cả hai.

• Phương pháp pháp lý

Phương pháp này bao gồm khởi kiện và tố cáo. Như đã nói, đây là lựa chọn cuối cùng khi mọi nỗ lực trước đó đều không thể mang lại kết quả mong muốn. Bởi đây là một biện pháp tốn kém thời gian, nhân lực, vật lực, doanh nghiệp nên cân nhắc, tính toán và chuẩn bị kĩ lưỡng để nhận được phán quyết tốt nhất cho mình.

Trên đây là các bước thu hồi công nợ. Trường hợp, cần cung cấp dịch vụ pháp lý liên quan đến các vấn đề: Thu hồi nợ, thu hồi nợ trong nước, thu hồi nợ quốc tế, thu hồi nợ xấu, đòi nợ quốc tế, xử lý nợ quốc tế, cách thu hồi nợ xấu, cách giải quyết tranh chấp xử lý nợ, tranh chấp nợ xấu… hoặc cần tìm Luật sư tư vấn thu hồi nợ xấu, Luật sư tư vấn đòi nợ công ty nước ngoài, Luật sư thu hồi nợ tại HCM, Công ty Luật thu hồi nợ, công ty luật thu hồi nợ quốc tế… bạn đọ có thể liên hệ Lac Duy & Associates.