Hướng Dẫn Thủ Tục Hồ Sơ Khai Trình Lao Động Theo Quy Định

Thủ tục hồ sơ Khai trình lao động, định kỳ báo cáo tình hình thay đổi về lao động là công việc mà doanh nghiệp phải thực hiện để nhà nước nắm được tình hình sử dụng lao động của doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp không thực hiện việc khai trình lao động hoặc không định kỳ báo cáo tình hình thay đổi về lao động theo quy định sẽ phải nộp phạt hành chính. Trong bài viết này, Lac Duy & Associates sẽ hướng dẫn Quý bạn đọc quy định về thủ tục và hồ sơ khai trình lao động mới nhất.

1. Quy định về thủ tục hồ sơ khai trình lao động, định kỳ báo cáo tình hình thay đổi về lao động

Khai trình việc sử dụng lao động, định kỳ báo cáo tình hình thay đổi về lao động được quy định tại Điều 4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP ngày 14 tháng 12 năm 2020 Quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Bộ luật Lao động về điều kiện lao động và quan hệ lao động (“Nghị Định 145”):

• Theo quy định tại Điều 12 Bộ luật lao động 2019 người sử dụng lao động phải khai trình việc sử dụng lao động trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động, định kỳ báo cáo tình hình thay đổi về lao động trong quá trình hoạt động với cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và thông báo cho cơ quan bảo hiểm xã hội.

Tuy nhiên, theo quy định mới nhất tại khoản Điều 10 Nghị định số 122/2020/NĐ-CP ngày 15 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ quy định về phối hợp, liên thông thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện, khai trình việc sử dụng lao động, cấp mã số đơn vị tham gia bảo hiểm xã hội, đăng ký sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp thì doanh nghiệp không cần phải khai trình lao động lần đầu nếu đã đăng ký thành lập doanh nghiệp theo mẫu Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp tại Nghị định 122/2020/NĐ-CP. Vì mẫu giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp tại Nghị định 122/2020/NĐ-CP đã bao gồm nội dung khai trình việc sử dụng lao động.

Nghị định 122/2020/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 15 tháng 10 năm 2020. Như vậy, những doanh nghiệp đăng ký từ 15 tháng 10 năm 2020 trở đi thì không phải khai trình lần đầu kể từ khi hoạt động mà chỉ phải khai trình định kỳ 02 lần/năm.

• Người sử dụng lao động phải báo cáo tình hình thay đổi về lao động với cơ quan nhà nước có thẩm quyền định kỳ 06 tháng và hàng năm.

• Doanh nghiệp cho thuê lao động cần báo cáo số lao động cho thuê với cơ quan nhà nước có thẩm quyền định kỳ 6 tháng và hàng năm.

• Cơ quan nhà nước có thẩm quyền về báo cáo sử dụng lao động gồm: Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội, Sở lao động – Thương binh và Xã hội nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.

2. Hướng dẫn khai trình việc sử dụng lao động lần đầu

2.1 Mẫu khai trình việc sử dụng lao động lần đầu

Mẫu khai trình sử dụng lao động khi doanh nghiệp mới bắt đầu hoạt động hiện đang được sử dụng là Mẫu 05 ban hành kèm theo Thông tư 23/2014/TT-BLĐTBXH ngày 29 tháng 08 năm 2014 hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định số 03/2014/NĐ-CP ngày 16 tháng 01 năm 2014 của chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Bộ luật lao động về việc làm.

2.2 Thủ tục khai trình việc sử dụng lao động lần đầu

Đại diện của doanh nghiệp thực hiện thủ tục khai trình việc sử dụng lao động lần đầu cần chuẩn bị hồ sơ bao gồm:

• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (01 bản);

• Bản khai trình sử dụng lao động (03 bản);

• Giấy giới thiệu của doanh nghiệp và chứng minh nhân dân của cá nhân thực hiện thủ tục.

Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và giấy tờ, tiến hành nộp về Phòng Lao động thương binh và Lao động quận. Cán bộ cơ quan có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ, nếu hồ sơ hợp lệ sẽ viết hẹn trả kết quả. Nếu không hợp lệ thì hướng dẫn cho người thực hiện đăng ký hoàn thiện và bổ sung. Kết quả xác nhận thủ tục khai trình thành công sẽ được cấp 02 bản khai trình sử dụng lao động có chữ ký và đóng mộc xác nhận của Phòng lao động thương binh và Xã hội.

3. Hướng dẫn khai trình lao động định kỳ

3.1 Thời gian khai trình việc sử dụng lao động định kỳ

Theo quy định tại Điều 4 Nghị Định 145, doanh nghiệp phải khai báo tình hình sử dụng lao động định kỳ như sau:

• Định kỳ 06 tháng: trước ngày 05/06 hằng năm;

• Định kỳ hằng năm: trước ngày 05/12 hằng năm.

3.2 Mẫu khai trình việc sử dụng lao động định kỳ

Mẫu khai trình việc sử dụng lao động định kỳ đang được sử dụng là Mẫu số 01/PLI ban hành tại Phụ lục I kèm theo Nghị Định 145.

3.3 Thủ tục khai trình việc sử dụng lao động định kỳ

Doanh nghiệp khai báo đến Sở Lao động – Thương binh và Xã hội thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia và thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.

Trường hợp người sử dụng lao động không thể báo cáo tình hình thay đổi lao động thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia thi gửi báo cáo đến Sở Lao động – Thương binh và Xã hội và thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.

Sở Lao động – Thương binh và Xã hội có trách nhiệm tổng hợp tình hình thay đổi về lao động trong trường hợp người sử dụng lao động gửi báo cáo bằng bản giấy để cập nhật đầy đủ thông tin.

Trên đây là những quy định của pháp luật hiện hành về khai trình việc sử dụng lao động, định kì báo cáo tình hình thay đổi về lao động. Trường hợp cần thông tin chi tiết hoặc các thông tin khác trong lĩnh vực liên quan, Quý bạn đọc có thể liên hệ Lac Duy & Associates để được tư vấn và hỗ trợ kịp thời.