Trong bối cảnh Việt Nam đang tiến hành mở rộng việc hội nhập kinh tế quốc tế như hiện nay, việc các thương nhân nước ngoài thành lập chi nhánh Việt Nam giúp cắt giảm được nhiều khoản chi phí không cần thiết đồng thời mở ra được nhiều cơ hội kinh doanh hơn, thúc đẩy nền kinh tế phát triển.
Tuy nhiên, bên cạnh cơ hội, luôn tồn tại những rào cản gây khó khăn cho hoạt động của các chi nhánh trong đó có những rào cản về pháp lý, Lac Duy & Associates hân hạnh gửi đến bạn đọc cái nhìn tổng quan về thủ tục thành lập chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam như sau:
1. Điều kiện để thương nhân nước ngoài được cấp Giấy phép thành lập Chi nhánh:
Theo quy định tại Điều 16 Luật Thương mại số 36/2005/QH11 (“Luật Thương Mại”), “Thương nhân nước ngoài là thương nhân được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật nước ngoài hoặc được pháp luật nước ngoài công nhận” và được phép đặt Văn phòng đại diện, Chi nhánh tại Việt Nam. Theo quy định tại Khoản 7 Điều 3 Luật Thương Mại,
“Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài, được thành lập và hoạt động thương mại tại Việt Nam theo quy định của pháp luật Việt Nam hoặc điều ước quốc tế mà Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên”.
Hiện nay, việc thành lập Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam được hướng dẫn chi tiết tại Nghị định số 07/2016/NĐ-CP ngày 25 tháng 01 năm 2016 (“Nghị Định 07”) quy định chi tiết Luật Thương mại về Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam. Tại Điều 8 của Nghị định này có quy định về các điều kiện để thương nhân nước ngoài được cấp Giấy phép thành lập Chi nhánh như sai:
“Điều 8. Điều kiện cấp Giấy phép thành lập Chi nhánh
Thương nhân nước ngoài được cấp Giấy phép thành lập Chi nhánh khi đáp ứng các điều kiện sau:
1. Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia Điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;
2. Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 05 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;
3. Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;
4. Nội dung hoạt động của Chi nhánh phải phù hợp với cam kết mở cửa thị trường của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên và phù hợp với ngành nghề kinh doanh của thương nhân nước ngoài;
5. Trường hợp nội dung hoạt động của Chi nhánh không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Chi nhánh phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành”.
2. Thẩm quyền cấp Giấy phép thành lập Chi nhánh và thời hạn của Giấy phép thành lập Chi nhánh.
Theo quy định tại Điều 6 Nghị Định 07, hiện nay, Bộ Công Thương là cơ quan có thẩm quyền thực hiện việc cấp, cấp lại, điều chỉnh, gia hạn, thu hồi Giấy phép thành lập Chi nhánh và chấm dứt hoạt động của Chi nhánh trong trường hợp việc thành lập Chi nhánh chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành.
Về thời hạn của Giấy phép thành lập Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam, hiện nay Điều 9 Nghị Định 07 đang có quy định như sau:
“Điều 9. Thời hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh
1. Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh của thương nhân nước ngoài có thời hạn 05 năm nhưng không vượt quá thời hạn còn lại của Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài trong trường hợp giấy tờ đó có quy định về thời hạn.
2. Thời hạn của Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh được cấp lại bằng thời hạn của Giấy phép đã được cấp trước đó.
3. Thời hạn của Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh được gia hạn thực hiện như quy định tại Khoản 1 Điều này”.
Như vậy, Giấy phép thành lập Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam có thời hạn 05 (năm) năm và cần được thay đổi/gia hạn/cấp lại mỗi lần hết hạn.
3. Hồ sơ cấp Giấy phép thành lập Chi nhánh
Khi một thương nhân nước ngoài muốn xin Cấp Giấy phép thành lập Chi nhánh tại Việt Nam, thương nhân nước ngoài đó cần chuẩn bị Hồ sơ cấp Giấy phép thành lập Chi nhánh theo quy định tại Điều 12 Nghị Định 07 như sau:
“Điều 12. Hồ sơ cấp Giấy phép thành lập Chi nhánh
1. Hồ sơ 01 bộ bao gồm:
a) Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Chi nhánh theo mẫu của Bộ Công Thương do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;
b) Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài;
c) Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu Chi nhánh;
d) Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;
đ) Bản sao Điều lệ hoạt động của Chi nhánh;
e) Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Chi nhánh;
g) Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Chi nhánh bao gồm:
– Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Chi nhánh;
– Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Chi nhánh theo quy định tại Điều 28 Nghị định này và quy định pháp luật có liên quan”.
2. Tài liệu quy định tại Điểm b, Điểm c, Điểm d, Điểm đ và Điểm e (đối với trường hợp bản sao hộ chiếu của người đứng đầu Chi nhánh là người nước ngoài) Khoản 1 Điều này phải dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam.
Tài liệu quy định tại Điểm b Khoản 1 Điều này phải được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam”.
4. Trình tự, thủ tục cấp Giấy phép thành lập Chi nhánh
Hiện nay, việc cấp Giấy phép thành lập Chi nhánh cho thương nhân nước ngoài tại Việt Nam được thực hiện theo quy đinh tại Điều 13 Nghị Định 07 như sau:
“Điều 13. Trình tự, thủ tục cấp Giấy phép thành lập Chi nhánh
1. Thương nhân nước ngoài nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua đường bưu điện hoặc trực tuyến (nếu đủ điều kiện áp dụng) đến Cơ quan cấp Giấy phép.
2. Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ, Cơ quan cấp Giấy phép kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ. Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ được thực hiện tối đa một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ.
3. Trừ trường hợp quy định tại Khoản 4 Điều này, trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan cấp Giấy phép cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Chi nhánh cho thương nhân nước ngoài. Trường hợp từ chối cấp phép phải có văn bản nêu rõ lý do.
4. Trường hợp quy định tại Khoản 5 Điều 8 Nghị định này và trường hợp việc thành lập Chi nhánh chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành, Cơ quan cấp Giấy phép gửi văn bản lấy ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản của
Cơ quan cấp Giấy phép, Bộ quản lý chuyên ngành có văn bản nêu rõ ý kiến đồng ý hoặc không đồng ý cấp phép thành lập Chi nhánh. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản của Bộ quản lý chuyên ngành, Cơ quan cấp Giấy phép cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Chi nhánh cho thương nhân nước ngoài. Trường hợp không cấp phép phải có văn bản nêu rõ lý do”.
Như vậy, sau khi thực thực hiện theo đúng trình tự các bước như trên, thương nhân nước ngoài xin cấp Giấy phép thành lập chi nhánh tại Việt Nam sẽ được cấp Giấy phép thành lập Chi nhánh trong vòng 15 ngày sau khi nộp đủ hồ sơ hợp lệ. Nếu hồ sơ chưa hợp lệ sẽ được thông báo trong 03 ngày để thương nhân bổ sung, chỉnh sửa.
5. Những việc cần làm sau khi được cấp Giấy phép thành lập Chi nhánh:
Để đảm bảo tư cách pháp lý và hạn chế tối đa các rủi ro pháp lý, sau khi được cấp Giấy phép thành lập Chi nhánh, thương nhân nước ngoài cần chú ý tiến hành ngay một số việc như sau:
(i) Làm con dấu của chi nhánh và tiến hành việc thông báo mẫu con dấu đến cơ quan nhà nước có thẩm quyền và đăng tải thông báo mẫu dấu lên Cổng thông tin của cơ quan quản lý có thẩm quyền (nếu có yêu cầu);
(ii) Đăng ký chữ ký số, mở tài khoản ngân hàng cho chi nhánh, đặt in hóa đơn điện tử;
(iii) Thực hiện việc thông báo đến cơ quan quản lý thuế nơi đặt chi nhánh; thực hiện kê khai và nộp lệ phí môn bài (Khoản 1 Điều 4 Nghị định 139/2016/NĐ-CP Quy định về Lệ phí môn bài quy định Mức thu lệ phí môn bài đối với chi nhánh tổ chức hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ là 1.000.000 đồng/năm);
(iv) Thông báo cho các cơ quan quản lý khác (Ví dụ: Theo quy định của Bộ luật lao động 2019 và Nghị định 145/2020/NĐ-CP, cần tiến hành khai báo tình hình lao động cho Phòng Lao động – Thương binh – Xã hội nơi đặt Chi nhánh).
Các trường hợp không được cấp Giấy phép thành lập Chi nhánh:
Theo quy định tại Điều 14 Nghị Định 07, Cơ quan cấp Giấy phép không cấp Giấy phép thành lập Chi nhánh cho thương nhân nước ngoài trong những trường hợp sau:
(i) Không đáp ứng một trong những điều kiện quy định Điều 8 Nghị Định 07.
(ii) Thương nhân nước ngoài đề nghị cấp Giấy phép thành lập Chi nhánh trong thời gian 02 năm, kể từ ngày bị thu hồi Giấy phép thành lập Chi nhánh tại Việt Nam theo quy định tại Điều 44 Nghị định này.
(iii) Việc thành lập Chi nhánh bị hạn chế theo quy định của pháp luật vì lý do quốc phòng, an ninh quốc gia, trật tự, an toàn xã hội, đạo đức xã hội và sức khỏe cộng đồng.
(iv) Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.
Lệ phí cấp Giấy phép thành lập Chi nhánh:
Theo quy định tại Điều 26 Nghị Định 07, mức thu lệ phí cấp Giấy phép thành lập Chi nhánh được thực hiện theo quy định của Bộ Tài chính Việt Nam.
Trên đây là nội dung bài viết của Lac Duy & Associates liên quan đến thủ tục thành lập chi nhánh tại Việt Nam của thương nhân nước ngoài. Kính mời Quý bạn đọc đón xem các bài viết tiếp theo.
Trường hợp có bất kì thắc mắc hay vấn đề cần cần hỗ trợ liên quan đến thủ tục thành lập chi nhánh tại Việt Nam của thương nhân nước ngoài, hoặc các thủ tục pháp lý khi đầu tư vào Việt Nam bạn đọc có thể liên hệ Lac Duy & Associates để được hỗ trợ kịp thời tại:
– SĐT: + 84 (28) 3622 1603
– Email: info@lacduy-associates.com hoặc lacduy@lacduy-associates.com
Trân trọng.